Selbstmanagement

Im Home Office ist es noch wichtiger als sonst, sich klare Strukturen und Routinen zu schaffen. Dabei helfen können:

• Kanban Board für eigene Aufgaben: Transparenz schaffen über die täglichen To Do’s, individuelle Arbeitsplanung und geschaffte Aufgaben
  Board mit drei Spalten, Post it‘s, evtl. Farbe/pro Aufgabentyp
  1. Spalte: Aufgabensammlung,
  2. Spalte: Themen in Warteschleife/warten auf Rückmeldung/Zuarbeit;
  3. Spalte: Erledigte Aufgaben
  
  Virtuelles Kanban Board: z.B. JIRA (agira.desy.de) oder Trello (trello.com)
   
• Schichtplan anlegen beim Home Office mit Kindern: mit dem/der Partner*in einen Plan erstellen und Kinderbetreuungszeiten aufteilen und ggf. auch fest in den eigenen Kalender eintragen, damit Kolleg*innen sehen, das zu dem Zeitpunkt keine Meetings stattfinden können

 

Führen auf Distanz

Beim Führen aus dem Home Office oder von Mitarbeiter*innen im Home Office kann das Modell des situativen Führens helfen.
Beim situativen Führen geht es darum, dass das Führungsverhalten an den jeweiligen „Reifegrad“ des/der Mitarbeiters*in angepasst wird. Der Reifegrad bestimmt sich aus der Handlungskompetenz (fachliche und methodische Kompetenz des/der Mitarbeiter*in) und dem Engagement für eine Aufgabe (Motivation und Selbstvertrauen). Je nachdem, wo ein*e Mitarbeiter*in steht, sind entweder mehr inhaltliche Hilfestellung oder persönliche Bestärkung notwendig.

In einer virtuellen Arbeitssituation können sich die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen plötzlich ändern. Das Engagement kann z.B. abfallen, da jemandem der persönliche Austausch mit Kolleg*innen fehlt. Die Handlungskompetenz wird ggf. dadurch beeinflusst, dass ein*e Mitarbeiter*in sich besonders gut oder schlecht mit neuen Tools und digitalen Abläufen auskennt bzw. identifiziert.

Deshalb ist es umso wichtiger, sich als Führungskraft mit der Situation der einzelnen Mitarbeiter*innen auseinanderzusetzen und in den persönlichen Austausch zu gehen, wie die Mitarbeiter*innen jetzt unterstützt werden können.

Kontakt und Austausch im Team

Gerade wenn das Team nicht immer im persönlichen Austausch stehen kann, ist es wichtig, sicherzustellen, dass Kontakt und Kommunikation weiterhin funktionieren.

Gut dafür eignet sich:

• Check-in Call im Team um  in den Arbeitstag zu starten: jede*r erzählt kurz, woran er/sie heute arbeitet, wo Unterstützung benötigt wird und/oder berichtet von einem Arbeitsfortschritt, den er/sie am Tag zuvor erlebt hat
• Check out: im Team ein Vorgehen abstimmen, wie auch virtuell der Arbeitstag abgeschlossen werden kann. Das kann z.B. ein „Tschüss“ oder „Winken“ Emoji im gemeinsam genutzten Chat sein oder eine Info, z.B. im gemeinsamen morgendlichen Team Meeting.

So ist jede*r darüber informiert, wer jetzt offline ist und Arbeit und Privatleben können besser getrennt werden.

Arbeiten im Home Office – Privat ist privat

Durch die Arbeit zu Hause verschwimmen die Grenzen zwischen privatem Raum und dem Raum, den die Arbeit im Home Office einnimmt.

Deshalb ist es wichtig, für sich selbst klare Grenzen zu setzen, die die eigene Privatsphäre schützen – auch vor virtuellen Besucher*innen. Es ist wichtig, für sich selbst Arbeitszeit und Privatzeit zu definieren und nach außen zu kommunizieren.

In den Arbeitsphasen sollte sich auf die Arbeit konzentriert und für störungsfreies Arbeiten gesorgt werden. In der Privatzeit für Familie, Kinder und Freund*innen sollten die Arbeitsthemen in den Hintergrund treten.

Bei Videokonferenzen sollte darauf geachtet werden, dass Kolleg*innen und Vorgesetzte keine zu privaten Dinge zu sehen bekommen. Für ein professionelles Auftreten in Videokonferenzen bieten manche Plattformen die Chance, Bildhintergründe zu verändern.